システム開発 プロジェクトマネジメント

プロジェクトマネジメントの基礎【プロジェクトマネジメント実践基礎講座】

プロジェクトマネジメントの実践的な基礎をひととおりまとめています

プロジェクトマネージャーをやることになったけど、なにからやればいいんだろうとか、プロジェクトマネジメントについて一通り実践的なことを知りたい、という方むけに順番に整理しています。

最初からお読みいただけると嬉しいですが、興味の湧いたところ、これから実施する工程に焦点をあてて、必要なところを読んでいただいても、いいかと思います。

 

プロジェクトの定義とプロジェクトマネージャがめざすもの

プロジェクトチーム

プロジェクトの定義

 

まずはそもそもプロジェクトって何?ってところがポイントになります。

ポイントは、3つです。

独自のアウトプット:独自のプロダクトやサービスを生み出している
有期性:「開始」と「終了」が決まっている
限られた資源:利用可能な、人的資源・物的資源・費用に制約がある

これを満たしているものが、プロジェクト。
よくよく考えると目の前にもたくさんあります。

もっといえば、人生もプロジェクトだと、僕は考えています。

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プロジェクトマネージャ―の目指すもの

長年の間、小さいものから大きなものまで、数々のプロマネをやってきました。

また、数多くの優れたPMとも知り合いになれたのですが、そこで思うのは、プロジェクトマネージャーって結局、そのプロジェクトをやりきるだけの人間力が大切だと思います。

そのあたりを書いてみました。

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そうして様々なPMと知りあえばあうほど、プロジェクトマネージャーは、みんな個性的で、プロジェクトをとりまわすやり方も人それぞれなことに気が付きました。

自分の得意な分野で勝負しているのです。

どんなタイプのプロマネがいて、何がちがうのか、そのあたりを書いています。
プロジェクトマネージャーは、目指せばなれるものだと思っています。

さて、あなたはどんなプロマネですか?

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プロジェクトマネージャーの一連の仕事

GOOD

全体像

まずは、プロジェクトマネジメントの世界標準(PMBOK)の簡単な、おさらいから。

PMBOK(ピンボック)とは、Project Management Body of Knowledgeの頭文字からつけられたもの。
プロジェクトマネジメントのノウハウや手法の体系化をしています

PMBOKの中では「5つのプロセス」と「10個の知識エリア」として、プロジェクトマネジメントに必要な概念が体系だててまとめられています

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pmbok

 

次に、プロジェクトマネージャーの一連の仕事、その全体像を示してみます

 

全体の流れ(プロジェクト)
ようするに、プロジェクト計画をちゃんと書いて、開始したら日々、コントロールする。
最後まで手を抜かずに、次につながるようなクロージングをする、ということです。

PMBOKにあわせて、一例を書いてみましたが、やることはたくさんあります。

タスク

 

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プロジェクト計画

 

まずは、プロジェクト計画から、これがプロジェクトを成功させるために、かなり大きな位置を占めます

プロジェクト計画書をしっかりと書くと、プロジェクトの成功率は格段にあがるので、自分のできる限りの思いをこめて、プロジェクト計画はしっかりと書いてください。

主に用意するものは次のようなものです。

・プロジェクトの説明
・費用見積り
・スケジュール
・要員計画と体制図
・品質基準や開発等の標準
・コミュニケーション計画
・リスク一覧
・育成計画

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プロジェクト計画の中でも主要な位置をしめるのが、スケジュールです

スケジュールの書き方がわからないという方、やることは並べられるんだけど、どうも進まないんだよなぁ、という方。

スケジュールに魂が、はいってますか?

スケジュールに魂をこめるとは、

プロジェクトの目標をしっかり見て、そこに向かうストーリーが頭の中にできていることです。

特に、大切なのは次の3点かな。

・ゴールまでのタスクとタスクがつながる
・次のタスクの前に必要なものは前のタスクにはいっている
・そのスケジュールでやり切れる自信がある

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見積もりは、プロジェクトの生命線になります。
ここで失敗してしまうと、プロジェクトは苦労する、というかかなり難易度があがります。

開発規模見積もりは3つくらいのパターンがあります。

1)KKD法(経験、勘、度胸)
2)アナロジー法(類似案件からの推定)
3)積み上げ法

実際には、どれかひとつではなくて、いくつかの方法を組み合わせて検証する方が、大きく見積もりをはずすリスクは減ると思います。

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「プロジェクト=組織化」が大切だと、自分が尊敬するPMから教えてもらいました。
プロジェクトが一人でやり切れない以上、どう組織化してとりまわすというのは、プロジェクトが巨大化すればするほど重要になります。

このチームなら何ができるから、ゴールにどうもっていくのか、高い視点から組織を動かす、ということを考えて、組織構造をつくりこむのがポイントになります。

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リスクは、プロジェクト計画には当然織り込むべきだし、常に考えておく重要なことです。
そもそも、どれだけ先を見通せるかが、プロジェクト成功の秘訣です。

よくあるリスク。

リスク

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プロジェクトコントロール

プロジェクトのコントロールで重要な位置にある、進捗報告。
ついつい、「やったこと!」報告になってしまいますが、状況報告なので、自分の意志で状況を判断して、その判断結果を報告する、というのが進捗報告だと思っています

過去を振り返るのではなくて、ゴールを見て、そこにどれでけ上手にたどり着けるかの勝負です。

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プロジェクトは常に動いているので、計画を当初に自分で思う最善で立案しても、解決すべき課題がでてしまうものです。
実際のプロジェクトコントロールでは、先ほどの進捗報告と課題管理が2本の柱だと思います。

課題管理票には、下記項目は必須だと考えています。

課題番号、課題項目、課題の内容、担当者、期限、対応方針と状況、完了日

実際には、起票者や優先度など追加した方がより良い項目もあります。そのあたりは、関連記事からどうぞ。

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プロジェクト完了処理(クロージング)

プロジェクト完了にあたり大切な実施項目を整理しました。

・プロジェクトメンバーおよび関係者へのお礼
・プロジェクトメンバーの今後の継続調整
・完了報告書作成および報告会

これだけははずせない、と思っています。

これらをこころがけると、プロジェクトは何倍も実のあるものとして自分の中に残り続けると思います。

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プロジェクトを上手にまわすために

成功へのアドバイス

はじめてのプロジェクトリーダー・プロジェクトマネージャー

プロジェクトマネージャーでもプロジェクトリーダーでも同じですが、最初にやるのは?

やっぱり、プロジェクトはひととひととのつながりがとても大切だと思います。

ということで、プロジェクトをまとめるようになったときの最初にやる、チームのキックオフミーティングの話をまとめました。

あわせて、作業指示はちゃんと成果物を出すように指示しようね、という内容でも記事を書いています。

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プロジェクトマネージャーは、最初にメンバーをしっかり覚えよう、という、ある意味当たり前のことはとても大切です。

「やったプロマネになった!」
ついつい、偉い立場になってしまってませんか?

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プロジェクト成功のための心得

プロジェクト成功のためにということで、プロマネを観察し続けて、自分も多数のプロジェクトをまわして、プロジェクトマネージャーに共通する行動があることに気がついたのでまとめています。

1.先を見通す(先読みして行動する)【先読】
2.決める(自分の責任で決定する)【決断】
3.調整する(ネゴシエーションを忘れない)【調整】
4.人が好き(メンバを気にかける、見ている)【人好】
5.とにかくやりぬく(一度決めたことは曲げない)【頑固】
6.伝える(メンバーとのコミュニケーション)【伝達】
7.報告する(客や上司とは密接なコミュニケーション)【報告】
8.息抜きをする(息抜きの場がある)【息抜】

内容は、この記事で。

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プロジェクトの失敗原因

さて、実際にプロジェクトは、半分程度の成功率?
日経コンピュータ(xTech)の調査でもそれが出ています。何がプロジェクトの失敗原因かを知っていると、プロジェクトを失敗しないための知恵がつくかも。

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プロジェクト、特に大規模プロジェクトでは、こんなことをやると失敗してた、という実際に現場で目の当たりにした失敗の内容を書いています。

大規模プロジェクトをやるときに、気をつけないといけない、人を入れすぎるないほうがいいという話とその理由です。

あわせて、プロジェクトって何点目指すべきなのかについて書いています。

もちろん、100点、いや120点。
だけど、無理するとメンバーにも影響するし、プロマネがつぶれるのはプロジェクトにとっては相当の痛手です。

実際に自分では100点のプロジェクト計画をたてても、少しずつずれてきます。

プロジェクトは、どれだけ減点されずにクリアするか、というゲームかな、というのが一つの考え方だと思います

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見積もりは生命線という話は前にも書きましたが、システム開発の場合、精度よく見積もるのも難しいものです。
では、見積もりが失敗する主な理由は何かということで、まとめてみると下記になりました。

・時間やコストに関する誤った認識
・前提条件、制約条件が認識されていない
・必要な作業項目タスクの漏れ
・必須な機能が抜けている
・見積もりの前提提示があいまい

見積もりは、経験も必要ですね。

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プロジェクトマネージャーのノウハウとして

ついつい後回しにしがちな、標準化に対して、どれだけ意識していますか?

開発するものがバラバラでは品質にもばらつきがでてしまい。後々こまることになります。

ムダとムラ、これを減らすためにプロジェクトの標準化は、とっても重要

標準化って何をするの?
標準化はいろいろやることもありますが、僕は4つに分けて考えてます。

・ドキュメントの標準:プロジェクトの成果物を統一する目的で作成

・開発標準:システムの作り、およびユーザの操作性の統一のために作成

・マネジメント標準:開発の各工程においてプロジェクトを円滑に進めるため作成

・運用標準:プロジェクト実稼働後の保守する際に円滑に行えるように作成

もう少し詳しくというかたは、関連記事で。

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最後までお読みいただきありがとうございました。

気になった記事がありましたら、そちらにも目を通していただければ、自分の経験からのもう一つ踏み込んだ内容を書いてます。

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