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仕事でつかえる資料フォーマット紙一枚8パターン【プロジェクト・企画開発・問題解決・A3/A4】

資料は紙一枚でって、実際にはどんなフォーマットになるの?
いろいろなパターンがあるから、今日はそれを紹介しよう。

長い資料をたくさん作るより、相手のことを考えたら紙一枚に完結にまとめた方が仕事上はよいケースがたくさんあります。

自分はトヨタ経験が長いので、会議用に資料を用意するにしても、仕事を企画して承認をもらうにしても、紙一枚でまとめることを数多くやってきました。

今回はそんな経験も踏まえて、いくつかのパターンをまとめてみましたのでご紹介します。

1枚パターンで紹介はしますが、資料は1枚で書かないというかたでも、資料の流れ、記載する内容は参考になるかもしれません。

 

資料は紙一枚で、仕事でつかえる資料フォーマット8パターン

資料パターン

紙1枚といえば、トヨタであれば問題解決をA3用紙一枚で書くというのは有名ですが、別にA3に限りません、A4でもいいし、大規模システムの鳥観図であれば、A0で書いて貼り出してあるのも何度も目にしてきています。

全体をとらえるというのは何かを始めるにしても重要ですね。

仕事でつかえる資料フォーマット8パターン

今回は、自分なりに8つのパターンで整理してみました。


問題解決

問題解決

最初は、A3の問題解決です。
トヨタ式問題解決の8ステップをA3で表現する場合は、このような流れになるということで、いろいろなところで微妙に違うものがだされていますが、自分が20年以上使ってきた流れは、ほぼこのパターンです。

なお、問題解決の考え方や書き方は下記で紹介しています。

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システム企画

システム企画

次はシステム企画を1枚でまとめたパターンです。

企画や決裁で使うものを想定しています。

資料として重要なのが、そのシステムの狙いを明確にすることで、プロジェクトの成功につながります。

また決裁だとしたら、現在の姿とシステム化したあとの将来の姿を明確に描いた後に、きちんと効果を出します。

それに続く流れが、実際に実施する内容と費用、スケジュールになります。

 

研究企画

研究企画

研究企画もシステムの企画と類似の流れになりますが、研究の場合は課題が何で、それに対しての仮説を検証するという流れをとります。

そこでそれに対しての目標を明確にします。

解決した場合の効果等も記載できれば書いた方が決裁は通りやすいし、決裁者によって求められる場合もあると考えられますので、その場合には仮設か目標、実施内容欄に記載してました。

あとは、体制、費用、スケジュールを明確にします。

 

プロジェクト完了報告

プロジェクト完了報告

プロジェクトの完了報告のパターンです。
納期・品質・コストを中心に、育成状況も報告します。

また、他のプロジェクトに展開する項目があればその内容を記載することで、単なる報告ではなく社内のノウハウ蓄積につながっていきます。

 

プロジェクト進捗報告1

プロジェクト進捗報告

プロジェクトの進捗報告の報告フォーマットです。

進捗報告については、単なるやったこと報告ではなく大切なポイントがありますので、そちらは関連記事を参照ください。

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プロジェクト進捗報告2

プロジェクト進捗報告

進捗報告のフォーマットについては、もうひとつ別パターンも用意しました。
大規模プロジェクトなどで、スケジュールだけで全体を見渡すよりも、客観的に数値情報にして評価したい場合などに使うパターンです。

数値化の指標は例えば、ドキュメント数、プログラム数、テスト実施数など。
実際の業務、指標によって進捗報告の紙を切り替えて使います。

 

ロードマップ

ロードマップ

ロードマップのイメージです。
大きくいつ何を実現していくかのイメージで、実施する内容とそれが成長していくイメージを資料パターン化しています。

 

比較評価

比較評価

比較評価のパターンは、よく使うため掲載しました。
さまざまな場でつかえるパターンだと思いますし、実際に何度もこのパターンで評価して仕事のGOの承認を得られか数えきれないほどです。

評価軸を何にするかというのは、実施対象によって変わります。

よく見るパターンですが、実際に自分で書くということを意識して、みにつけてしまうといいと思います。
今回は、仕事で活用できそうな、1枚もの資料のパターンを紹介しました。

現場で使えるパターンもあると思います。
ひとつでも活用いただけたら、嬉しく思います。

 

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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