簡単な業務改善の見つけ方【トヨタの業務改善５つの考え方】

問題解決、業務改善を実施しようとおもってもどのようにおこなったらいいかわからない、という方もいるかと思います。

今日は、本当に簡単な業務改善のスタートポイントについて、書いてみます。

この改善の観点は、僕が実際にトヨタにいたときによくきいたものを、一般向けに自分なりに整理をしてみたものです。

トヨタでいわれている内容には、今回書く内容以上にも様々な意味がありますが、まずは第一歩、ここからはじめてみるという内容を書きました。

業務改善のスタートポイント

トヨタの改善

業務の中にあるちょっとした課題の見つけ方、改善点を見つけるポイントを整理してみます。

観点という意味では、「ムリ・ムラ・ムダ」をなくすことだと教えられました。
自分たちの業務の中にある、ムリなこと、ばらばらでムラがあること、やらなくてもいいムダがあることをなくしていく。
そこに改善のポイントはあります。

そういわれてもなかなか実業務には適用できないと思うので、トヨタの仕事のやりかた（書籍）などによく出てくる、下記の言葉について、改善の第一歩としてつかってみようという試みをしてみます。

今回は、以下の５つについて説明します。

・標準化
・４Ｓ
・視える化
・自働化
・横展

標準化

最初は標準化（ひょうじゅんか）です。みなさんが行っている業務の中で、自分だけが知っているという内容があると思います。
それを、みんなが使えるように見直してみませんか。

標準化と言ってしまうと、今の業務内容を誰でも使えるように標準として整理して、他に使うところと調整してとか考えてしまいがちですが、そんなことをしていたら、いつまでも自分だけが知っている、という仕事が残り続けます。

まずは、簡単なメモでもいいので、手順書を書いてみることです。

自分だけが知っているという世界からの脱却！

それを目指したマニュアル化をしてみましょう。それが標準化への第一歩です。

実際にその業務を標準の手順に改善していくのは、無駄を省きながら、徐々に改善していけばいいと思います。

マニュアル・手順書を書くことで、自分がやっている作業の見直しにもなるし、改善点が見つかる可能性もあります。

そして、何よりもマニュアル化することにより、他人と仕事内容を共有できることは大きいです。

一般化して誰でも使えるという、いわゆる標準化を目指す前に、まずは自分の仕事を文章に落とすということをやってみませんか。

それが、改善への第一歩になります。

４Ｓ

次は、４Ｓ（よんえす）活動です。
いわゆる「整理・整頓・清掃・清潔」のそれぞれがＳからはじまるので、その頭文字の４つのＳをとって、４Ｓ活動とよびます。

製造工場からはじまったトヨタでは、おりにふれて４Ｓということをいわれて、定期的に職場を４Ｓしていました。

僕はＩＴ関連の仕事でしたが、職場の清掃に加えて、不要なドキュメントを減らしたり、各種機器の配線やコード、つかわなくなったＰＣの廃却（ＰＣの状態をみて公共機関への寄付）などもあわせて実施していました。

これがなぜ業務改善につながるかというと、ひとことで言って、ものを探す時間の短縮です。

以前、大塚商会の調査結果によると、ビジネスパーソンは、年間150時間をものを探す時間に使っているそうです。

年間の勤務日数が250日とすれば、1日に平均すると約35分間、ものを探していることになります。
８時間労働で換算すると、19日分。かなりのムダだと思いませんか。

トヨタの４Ｓは、効率化はもとより、安全・安心な職場づくりのためにも行っていますが、ものを探す時間の短縮は、大幅な業務効率化につながります。

４Ｓ活動（整理、整頓、清掃、清潔）から、はじめてみてください。

ちなみに、整理整頓とは、
整理：必要なものと不要なものを分けて、不要なものを捨てること
整頓：置き場所を決めてかならずそこに置く（もどす）こと
になります。

これは紙や電子のドキュメントでも全く同じことで、情報の種類によって置く場所をつくり、不要なものは定期的に削除することで、業務効率化につながります。

視える化

視える化（みえるか）とは、情報は全体が一瞥できるように整理する、ということです。

業務の膨大な情報を全体が一瞥できるように整理、といわれると大変だ、となってしまいますが、今回は第一歩です。

まずは、みんながよく使う情報をよくわかるところに貼り出す、ということからはじめてみてください。

例えば身近な例では、頻繁に電話をかけるお客様に対して、電話番号を一覧にして見えやすいところに貼り出すとか、社内の情報共有のＷＥＢページで共有するとかです。もちろん電話番号だったら、情報漏洩がないようには十分気をつけてください。
同じような例だと、よく使う電車の時刻表を貼り出すとか、常にやる業務の一覧を貼り出すとかでもいいと思います。

簡単に目に触れるようにして、その情報をすぐに見つかるようにするだけでも、業務改善・効率化につながります。

視える化という意味では、より簡単に、資料の見た目を改善するだけでも、業務改善だと考えます。
伝えるべきことを強調して文字を太く大きくするとか、装飾をつけるとか、小さなことと思うかもしれませんが、そういうひとつひとつが業務改善なのです。

小さなことから１つずつ積み上げていくことが、改善としては大切になります。

自働化

次は、自働化（じどうか）です。
トヨタの自働化にちなんで、”どう”の字にはニンベンをつけてみました。

なぜニンベンがついているのか。
従来の意味は、工場の生産ラインはオートメーション化を促進、そこでつくるモノに対して、トラブルが発生したらすぐに人手で止めて問題を確認することらしいです。

トヨタとしてはオートメーションによる自動化は進めるけど、品質が悪いものを提供するわけにはいかないので、必要なところにはきちんと人手での確認を行う、という姿勢だったのですね。

現在は、ＥＸＣＥＬのＶＢＡマクロなどでの業務自働化や、ＲＰＡなどをつかった自動化ができるようになってきました。

定型業務の自動化は、業務効率化の手段としてはきわめて有効ですが、反面、１００点を目指そうとすると突然しきいが高くなったりします。
８０点でもいい、自動化できる部分を自動化して、残りは手作業で対応するというところから始めてみると、意外に自動化も簡単にできるものが見つかるかもしれません。

横展

最後に横展（よこてん）です。

うまくいった内容や、問題発生時の対策などを適用可能な類似の事柄や組織などに展開して、そこでも同じように実施することです。
例えば、車を開発していて、エンジンの一部に設計ミスがあったとします。
同じ考え方をしている他の車につんでいるエンジンについて調査して問題があったら、その設計見直しをする、という形で展開することです。

改善という意味では、たとえばＥＸＣＥＬで業務を効率化するマクロを作成したとして、同じようなことが隣の部署でもつかえそうであったら、それを展開する。
個人でこれは便利というテクニックを見つけたら、それを周囲の人に展開するとか、でも十分組織的な改善につながります。

１人から３人に、３人から３０人にと範囲を拡大するだけでも、大きな改善につながります。